Vardiya çizelgesi iki şeyi aynı anda sağlamalı: her vardiyada yeterli ve doğru yetkinlikte kişi olması ve hiçbir çalışanın yasal sınırları aşmaması. Çoğu fabrikada çizelge bir kişinin kafasındaki düzenle Excel'e yazılır, izin ve raporlar geldikçe elle düzeltilir ve ay sonunda bir bakarsınız biri 10 gün üst üste çalışmış. Bu yazı rotasyon modellerini, yasal sınırları ve çizelgeyi kontrol edilebilir hale getiren basit yapıyı anlatır.
Önce ihtiyacı yazın, sonra kişileri
Çizelgenin ilk satırı personel değil, ihtiyaçtır: her vardiyada kaç operatör, kaç takım lideri, kaç bakımcı, kaç kalite kontrol gerekir. Bu sayılar üretim planından gelir; haftalık plan değişince ihtiyaç da değişir. İhtiyaç yazılı olmayınca "eksik var mı?" sorusunun cevabı da olmaz.
Rotasyon modelleri
- Haftalık dönüşümlü (S1→S2→S3): En yaygın model. Her ekip bir hafta aynı vardiyada kalır, pazartesi döner. Anlaşılması kolay, gece vardiyası eşit dağılır.
- Sabit vardiya: Ekipler hep aynı vardiyada. Gece ekibi bulmak zordur ama uyku düzeni daha sağlıklıdır; bazı fabrikalar gece primiyle gönüllü toplar.
- 4 ekip 3 vardiya (4×3): 7 gün kesintisiz üretim için. Dört ekipten üçü çalışır, biri dinlenir; her ekip ortalama 42 saat/hafta yapar. İzin planlaması daha zordur, çizelge yazılımsız yönetilmez.
- 2 vardiya + hafta sonu bakım: Talebin düştüğü dönemlerde 3. vardiyayı kapatıp bakıma ayırmak sık kullanılır.
Modeli seçerken üç soruyu cevaplayın: hafta sonu üretim var mı, gece vardiyasına kaç kişi gönüllü, izin dönemlerinde (yaz, bayram) hangi vardiya küçülebilir?
Yasal sınırlar (4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler)
- Haftalık normal çalışma en fazla 45 saat; günde 11 saati aşamaz.
- Gece çalışması (20:00–06:00 arası) günde 7,5 saati geçemez; yalnız turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmetlerinde işçinin yazılı onayıyla aşılabilir. 8 saatlik gece vardiyasında 30 dakikalık ara düşüldüğünde fiili çalışma 7,5 saat kalır; bu aranın verildiği belgelenmelidir.
- Gece çalışan ekip en fazla 1 hafta gece vardiyasında kalır, sonra gündüze döner (Postalar Halinde İşçi Çalıştırılarak Yürütülen İşlerde Çalışmalara İlişkin Yönetmelik, md. 8). 2 haftaya çıkarmak işçinin yazılı onayını gerektirir.
- İki vardiya arasında en az 11 saat dinlenme olmalı.
- Yedi günlük sürede kesintisiz 24 saat hafta tatili zorunlu.
- Gece çalışan personelin işe başlamadan önce ve en geç 2 yılda bir sağlık muayenesi yapılır.
- Vardiya listesi iş yerinde ilan edilir ve değişiklikler değişiklikten önce duyurulur.
Bu sınırların ihlali çoğu zaman niyetten değil, raporlu birinin yerine aynı kişiyi iki kez yazmaktan olur. Çizelgede kişi başı "en uzun ardışık çalışma" ve "hafta tatili" sayacı bunu hemen gösterir.
Çizelgenin yapısı
Satır = kişi, sütun = ayın günleri, hücre = kod (S1, S2, S3, HT hafta tatili, Yİ yıllık izin, R rapor, Üİ ücretsiz izin). Üç şey otomatik hesaplanmalı: kişi başı vardiya ve izin sayıları (sağ taraf), gün başı planlanan kişi sayısı (alt taraf) ve gün başı eksik (ihtiyaç − planlanan). Eksik hücresi kırmızı olunca düzeltirsiniz; kimse ay sonunda sürprizle karşılaşmaz.
İzin ve rapor geldiğinde
Çizelgeyi bozan şey izinler değil, izinlerin çizelgeye işlenmemesidir. Kural: izin onaylandığı gün hücreye Yİ yazılır, rapor geldiği gün R yazılır. Boşalan vardiya için üç seçenek sırayla denenir: aynı vardiyadan polivalansı uygun başka biri (matrise bakın), başka vardiyadan gönüllü kaydırma (11 saat dinlenme kuralına dikkat), son çare fazla mesai.
Ücretsiz şablon
Aşağıdaki şablonda 24 kişilik örnek bir ay var. Ay başlangıcını girdiğinizde gün ve hafta sonu başlıkları kendiliğinden oluşur; vardiya başı ihtiyacı yazarsınız, hücrelere açılır listeden kod seçersiniz. Dashboard sayfası doluluğu, eksik vardiyaları, yasal kontrol listesini (hafta tatili, 7+ gün ardışık çalışma, 1 haftadan uzun gece) ve eksik günlerin listesini otomatik verir.
Excel'in bittiği yer
İki bölüm, 60 kişi ve haftada birkaç değişiklikten sonra çizelge, kuralları her değişiklikte kontrol eden bir yazılım ister. TAKMOS İK Modülü'nün Vardiya Planlama bölümü tam bunu yapar; izin kaydı girildiğinde çizelge kendiliğinden güncellenir ve puantaja aktarılır.
Vardiya Çizelgesi
3 vardiyalı bölüm için kişi × gün planı; vardiya başı ihtiyaç ile planlanan karşılaştırılır, eksik günler kırmızı görünür. Yasal kontrol listesi panoda.
İndir (.xlsx · 76 KB) Tüm şablonlar →